Kassensicherungsverordnung 2020/2021

März 2022

Mit der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) wurde in Deutschland 2020/2021 die TSE-Pflicht für Registrierkassen eingeführt (=“Fiskalisierung”).

Was die KassenSichV und die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) ist, wer von der TSE-Pflicht betroffen ist, ab wann diese gilt, und welche Ausnahmen, Übergangsfristen und Fristverlängerungen es gibt, erkläre ich dir hier einfach und übersichtlich.

Was ist die Kassensicherungsverordnung?

Die Kassensicherungsverordnung, kurz KassenSichV, ist ein Teil vom neuen Kassengesetz, das Ende 2016 in Kraft getreten ist: dem “Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen”.

Das Kassengesetz wurde eingeführt, um zu verhindern, dass Kassenaufzeichnungen im Nachhinein verändert werden können. Es enthält folgende Pflichten:

  • Schutz des Kassensystems durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) (ab 2020, aber Fristverlängerung)
  • Kassenmeldepflicht (ab 2020, aber Fristverlängerung)
  • Kassenbonpflicht (ab 2020)
  • Kassennachschau (Überprüfung der Kasse) (ab 2018)
  • Einzelaufzeichnungspflicht (ab Ende 2016)

Diese Verpflichtung zur lückenlosen Erfassung und Speicherung von Geschäftsvorfällen in Kassensystemen nennt man übrigens allgemein “Fiskalisierung”.

Das Kassengesetz hat hier aber nur ganz grob bestimmt, wie die TSE das Kassensystem technisch vor Manipulation schützen muss. Daher veröffentlichte das Bundesministerium der Finanzen im Jahr 2017 darauf aufbauend die Kassensicherungsverordnung. Darin werden vor allem die technischen Anforderungen an die TSE genauer erklärt.

Die TSE-Kasse von shoperate um 29€
App für Computer, Laptops, Tablets und Smartphones
Jetzt kostenlos und unverbindlich testen
>

Was legt die KassenSichV fest?

Zusammengefasst beschreibt die KassenSichV vor allem, wer von der TSE-Pflicht betroffen ist, und wie die TSE technisch ausgestaltet sein muss.

Im Detail legt die Kassensicherungsverordnung folgendes fest:

  • Welche elektronischen Aufzeichnungssysteme von der Regelung des Kassengesetzes umfasst sind.
  • Wann und in welcher Form digitalen Grundaufzeichnung protokolliert werden müssen.
  • Wie diese Grundaufzeichnungen zu speichern sind.
  • Die Anforderungen an die technische Sicherheitseinrichtung und die einheitliche digitale Schnittstelle.
  • Welche Daten der auszustellende Beleg enthalten muss.
  • Und abschließend die Kosten der Zertifizierung der technischen Sicherheitseinrichtung.

KassenSichV: Wer ist betroffen?

Befroffen von der KassenSichV und somit von der TSE-Pflicht sind alle elektronischen oder computergestützten Kassensysteme oder Registrierkassen, die Barzahlungen erfassen können.

Zu den “Barzahlungen” gehören übrigens auch Zahlungen mit EC- oder Kreditkarte, Guthabenkarten, Gutscheinen, Bonuspunktesystemen oder ähnlichen Zahlungsmitteln.

Hast du eine solche Kasse in deinem Betrieb in Verwendung, dann musst du die Vorschriften der KassenSichV berücksichtigen.

Ausnahmen von der KassenSichV

Die Kassensicherungsverordnung gilt dagegen zB nicht für Fahrscheinautomaten, Fahrscheindrucker, elektronische Buchhaltungsprogramme, Waren- und Dienstleistungsautomaten, Geldautomaten, Taxameter oder Geld- und Warenspielgeräte.

Ebenfalls sind “Offene Ladenkassen” von der KassenSichV und somit von der TSE-Pflicht ausgenommen. Offene Ladenkassen sind keine elektrischen oder computergestützten Registrierkassen sondern einfache Bargeld-Behälter, in die das Bargeld nach der Bezahlung gelegt wird. Der Geschäftsvorfall wird dabei nicht elektronisch erfasst. Dh du darfst auch weiterhin ohne Kassensystem arbeiten, denn eine Registrierkassenpflicht gibt es in Deutschland aktuell keine.

Beachte aber, dass du auch bei einer Offenen Ladenkasse alle Geschäftsvorfälle einzeln (zB händisch) festhalten musst. Denn die sogenannte Einzelaufzeichnungspflicht trifft dich auch in diesem Fall - außer es ist dir “technisch, betriebswirtschaftlich und praktisch unmöglich”.

Eine solche Ausnahme besteht zB im Einzelhandel, wo man an eine Vielzahl von Kunden Waren oder Dienstleistungen gegen Barzahlung verkauft, und der Kundenkontakt vorrangig auf Bestellung und Bezahlung beschränkt ist. Allerdings musst du diese Unzumutbarkeit beweisen können.

Ab wann gilt die KassenSichV?

Die ursprüngliche Frist der Kassensicherungsverordnung war der 1. Jänner 2020. Allerdings wurde aufgrund der Corona-Pandemie eine Fristverlängerung festgelegt, die am 31. März 2021 (bzw in Bremen am 30. September 2020) ausgelaufen ist. Deine Kasse muss also spätestens mit 1. April 2021 eine TSE enthalten.

Eine kleine Historie der TSE-Fristverlängerung:

Die ursprüngliche Frist für die KassenSichV war der 1. Jänner 2020. Da diese zu kurzfristig und praktisch nicht umsetzbar war, hat das Bundesfinanzministerium eine “Nichtbeanstandungsregelung” bis 1. Oktober 2020 erlassen. Nach dieser würden es die Finanzbehörden nicht bestrafen, wenn Registrierkassen bis 30. September 2020 noch keine TSE enthielten.

Aufgrund von Lieferengpässen wegen der Corona-Pandemie konnten die TSE-Anbieter aber auch diese Frist nicht einhalten. Das Bundesfinanzministerium lehnte zware eine weitere Fristverlängerung ab, allerdings beschlossen 15 der 16 deutschen Bundesländer (mit Ausnahme Bremen) eine eigene Nichtbeanstandungsregelung bis zum 31. März 2021. Die Frist wurde also de facto auf den 1. April 2021 verschoben.

Für diese zweite Fristverlängerung war es aber Voraussetzung, dass Kassennutzer eine Hardware-TSE zumindest bestellt oder eine Cloud-TSE vom Hersteller vorgesehen aber nachweislich noch nicht verfügbar war. Der Kassennutzer musste diese Fristverlängerung nicht gesondert beantragen, sondern nur die Voraussetzungen bei einer Prüfung vorweisen können.

Die TSE-Kasse von shoperate um 29€
App für Computer, Laptops, Tablets und Smartphones
Jetzt kostenlos und unverbindlich testen
>

Übergangsfrist für die KassenSichV

Eine Übergangsfrist besteht für alle Registrierkassen, die laut Hersteller bauartbedingt nicht mit einer TSE aufrüstbar sind und die nach dem 25.11.2010 und vor dem 1.1.2020 angeschafft wurden.

Diese Registrierkassen dürfen bis Ende 2022 weiter verwendet werden. Spätestens mit 1. Jänner 2023 müssen aber auch diese Kassen mit einem TSE-Kassensystem ersetzt werden.

Was bedeutet “Fiskalisierung”?

Unter dem allgemeinen Begriff “Fiskalisierung” von Registrierkassen (Fiskalkassen) versteht man das manipulationssichere Abspeichern von Umsatzdaten. Die Fiskalisierung hat generell das Ziel, alle Transaktionen einer Kasse lückenlos zu erfassen und zu archivieren. Diese Transaktionen sollen anschließend von den Finanzbehörden ganz einfach für Prüfungszwecke ausgelesen werden können.

Die Fiskalisierung wurde als Instrument gegen Umsatzmanipulationen eingeführt, da es mit dem Wechsel von der papierbasierten Buchführung auf elektronische Systeme im 20. Jahrhundert möglich wurde, Daten relativ leicht und ohne Nachweismöglichkeit zu verändern. Elektronische Registrierkassen wurden daraufhin verstärkt dazu verwendet, erfasste Umsätze nachträglich zu verkürzen.

In Deutschland wurde die Fiskalisierung mit dem Kassengesetz und der Kassensicherungsverordnung eingeführt. Damit ist man relativ spät auf den Fiskalisierungszug aufgesprungen, denn etliche andere Länder arbeiteten damit schon länger: in der EU zB Belgien, Bulgarien, Griechenland, Italien, Kroatien, Lettland, Litauen, Österreich, Polen, Rumänien, Schweden oder Slowenien, außerhalb der EU zB Argentinien, Brasilien, Russland, Türkei oder Venezuela.

Sehen wir uns die Kassensicherungsverordnung jetzt im Detail an.

Die Kassensicherungsverordnung 2020 / 2021

Protokollierung von Geschäftsvorfällen

Jeder aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfall muss sofort im Kassensystem als “Transaktion” erfasst werden. Diese Transaktion muss folgende Daten enthalten:

  • den Zeitpunkt des Vorgangsbeginns sowie der Vorgangsbeendigung (bzw des Vorgangsabbruchs)
  • eine eindeutige und fortlaufende Transaktionsnummer,
  • einen Prüfwert,
  • die Daten des Vorgangs inklusive Vorgangsart und Zahlungsart, sowie
  • die Seriennummer des Kassensystems oder des TSE-Sicherheitsmoduls.

Dabei müssen die Zeitpunkte, die Transaktionsnummer und der Prüfwert vom sogenannten Sicherheitsmodul der TSE erzeugt werden. Dadurch wird sichergestellt, dass diese Werte nicht vom Kassensystem frei festgesetzt und eventuell manipuliert werden können.

Was sind Geschäftsvorfälle?
Aufzeichnungspflichtig sind alle Geschäftsvorfälle, die für deinen Betrieb steuerrelevant sind, also den Gewinn oder das Vermögen deines Unternehmens verändern oder dokumentieren. Zum Beispiel ein Verkauf im Geschäft, Kassenentnahmen und -einlagen, nachträgliche Stornierungen von Umsätzen, Trinkgeld, Ausgabe oder Einlösung von Gutscheinen etc.

Transaktionsnummer

Die Transaktionsnummer ist eine fortlaufende Nummer, die vom Sicherheitsmodul der TSE festgelegt wird. Die Transaktionsnummer hat den Sinn, dass Lücken in den Aufzeichnungen einfach entdeckt werden können.

Speicherung von Geschäftsvorfällen

Die Geschäftsvorfälle müssen nach der Erfassung vollständig, unverändert und manipulationssicher auf einem dauerhaften Speichermedium gesichert werden. Dabei werden die Transaktionen ähnlich dem Prinzip der Blockchain miteinander verkettet.

Bei dieser Verkettung werden neben den Daten der aktuellen Transaktion auch Daten der Transaktion davor zu einer Signatur kombiniert. Wird die Signaturkette durch Manipulation unterbrochen, fällt das bei einer Prüfung durch die Finanzbehörden sofort auf.

Einheitliche digitale Schnittstelle

Jede TSE muss außerdem über eine “einheitliche digitale Schnittstelle” verfügen. Bei dieser Schnittstelle handelt es sich um nichts anderes als eine einheitliche Strukturierung und Bezeichnung des Datensatzes, der vom TSE-Speichermedium exportiert werden kann.

Dieser Datensatz kann dann einfach mit einer Software von Finanzprüfern im Rahmen der Kassennachschau überprüft werden.

Notwendige Inhalte am TSE-Kassenbeleg

Neben den Anforderungen an die TSE ist in der Kassensicherungsverordnung auch festgelegt, welche Daten der Kassenbeleg enthalten muss. Folgende Inhalte muss ein Beleg für jedermann ohne maschinelle Unterstützung lesbar aufweisen:

  • Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
  • Datum der Belegausstellung
  • Zeitpunkt des TSE-Vorgangsbeginns und der -beendigung (bzw des Vorgangsabbruchs)
  • Menge und Art der Produkte oder Leistungen
  • Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag
  • TSE-Transaktionsnummer
  • Seriennummer des Kassensystems oder des TSE-Sicherheitsmoduls

Der Beleg kann in Papierform oder mit Zustimmung des Käufers auch elektronisch in einem standardisierten Datenformat (zB als JPG-Bild oder als PDF-Datei) übergeben werden.

Christian Luger
Gründer von shoperate

Die Kassensicherungsverordnung aus dem Jahr 2017 erläutert die Anforderungen an die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung genauer, die im neuen Kassengesetz von 2016 eingeführt wurde. Demnach müssen mit spätestens 1.4.2021 alle elektronischen und computergestützten Registrierkassen und Kassensysteme, die Barzahlungen annehmen können, mit einer TSE manipulationssicher gemacht sein.

Mehr Information zur TSE, zu den anfallenden Kosten, zur Meldung beim Finanzamt usw findest du in unserem Artikel über die TSE>

Hast du noch Fragen, dann stehen wir dir gerne zur Verfügung!

lg Christian und das Team von shoperate

Die smarte Registrierkasse
Quellen und Links:
Kassensicherungsverordnung
Verordnung zur Änderung der KassenSichV
Nichtbeanstandungsregelung
Auslaufen der Nichtbeanstandungsregelung
Kassengesetz FAQ BMF
Steuerliche Behandlung TSE-Kosten

Alle Angaben in diesem Artikel wurden nach bestem Wissen und Gewissen recherchiert. Für die Vollständigkeit und Richtigkeit der dargestellten Informationen können wir aber keine Gewähr übernehmen. Insbesondere stellt dieser Artikel keine Rechts- oder Steuerberatung dar.

Jetzt kostenlos testen.

Teste jetzt shoperate einen Monat gratis und unverbindlich. Anmelden > App downloaden > Loslegen!

Jetzt kostenlos testen >
© 2022 shoperate GmbH
fImpressumAGBDatenschutz AT